特に複雑な条件をしてレコードを抽出することもでき、
これをフィルタオプションの設定などと言っています。
検索条件範囲の作成が必要ですが、そこに抽出レコードを出す事ができるのです。
続いて、データ内のどこでも良いので、
クリックして、メニューのデータをクリックします。
フィルタをポイントしてフィルタオプションの設定をクリックしましょう。
抽出先はデータを抽出する元になる場所ですけれども、
多くの場合はここは選択範囲内となります。
続いてリスト範囲を選択して下さい。
検索条件範囲のボックスをクリックして、
今度はデータを抽出して表示したい場所を選択するようにします。
そしてＯＫをクリックすれば完成です。
まずは操作に慣れなければならないので厄介で、
私も最初は、そもそもこの機能がどんな事を意味するのか、
それさえも良く分かっていなかった時期がありました。
ですが、いざやってみれば、
データの抽出をしたいと言う事だけですから、
実際はそれほど難しいものでもないのです。
まずは使いこなせるようになりたいですね。
実際に操作することが大切ですよ。
このデータベース関数は幾つもあって、
私も最初は把握するのが大変でした。
でも良く見てみるとある事に気づくかもしれませんね。
また、ＤＡＶＡＲＡＧＥというものでは、
指定されたフィールドの平均値を返します。
後は全て同じようなものです。
ＤＣＯＵＮＴでは指定されたフィールドの数値の個数を。
ＤＣＯＵＮＴＡではデータの個数を。
ＤＭＡＸではデータのフィールドから最大値を。
最後にＤＭＩＮでは指定されたフィールドから、
最小値を返す事になるのです。
これらの関数で、データのみを抽出して計算ができます。
数式につきましては、
データベース関数名（リスト範囲,計算する列,検索条件範囲）
という形になっていて、まずはこれを覚える必要があります。
とはいえ、関数を覚えても分からない事だらけでしょうから、
おススメなのはまずは問題を解いて、
自分で関数を書いてみる事ですね。
そうすればそもそもこれがどのような関数なのか、
きちんと自分の身にしみて分かると思います。
例えば集計の機能を使う事で、
データをグループごとに集めることができますし、
様々なものごとに小計を出すことができます。
この作業をしたのちで、データをグループごとに集計しましょう。
データの集計自体は操作はとても簡単で、
メニューのデータから集計を選ぶだけです。
集計を選びましたら、グループの基準をクリックし、
一覧からグループ化したいものを選びます。
集計するフィールドでは例えば売上金額などを選ぶのです。
ＯＫをクリックすることで簡単に集計が行われ、
同時にアウトラインと言うものも作成してくれますから、
とても簡単にデータを集計できるのですよ。
また、並べ替えというのも自由自在に行われます。
最優先されるキーの一覧から昇順、降順などがありますので、
これを選択することで簡単に並べ替えが行えます。
また、並べ替えオプションを使う事で、
より細かく並べ替えを設定する事もでき、
これは細かく並べ替えをしたいときには便利ですよ。
私も最初は慣れませんでしたので、
この操作もやはり自分で操作していくのがベストですね。
アウトラインを作ることができますが、
表の構造が階層化されるのも大きなポイントですね。
必要に応じてレベルを表示できます。非表示化も可能です。
と言っても、これはそれほど難しい問題ではありません。
何故ならアウトラインは、
自動設定を付けることができるのです。
メニューからデータを選んで、
グループとアウトラインを設定する事ができます。
アウトラインを自動作成をする事もできます。
さて、アウトラインの自動作成を選択するには、
表が必要になりますが、これは問題集などで出題されていますから、
その表を使ってアウトラインを作りましょう。
行と列を設定して、簡単にアウトラインを作る事もできます。
グループのアウトラインの解除も簡単です。
グループとアウトラインの設定のグループ解除をクリックするだけです。
アウトラインは８つまでと決められていますが、
その範囲でしたらデータに影響を及ぼさず、
いくらでも作成することができるようになっています。
操作をして、次々と覚えていくようにしましょう。
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入力規則を利用する事によって、
入力ミスを軽減できますし、
入力の効率を上げる事もできるようになります。
例えば、セルを選択した時の入力モードを設定するとき、
カタカナ入力に切り替える事もできるのです。
まずは入力規則を施したいセルを選択します。
メニューのデータをクリックして、
入力規則をクリックしましょう。
ここでは様々な入力規則を設定する事もできます。
例えば日本語入力タブをクリックすることで、
日本語入力の規則をかける事もできるのです。
また英語入力の入力規則をかける事もできます。
入力規則には更に入力時メッセージを付ける事もでき、
セルの選択時にメッセージを表示する事もできます。
タイトル、メッセージを入力する事もできます。
この入力規則をかける事はそれほど難しくはありません。
例えば問題集には、どのような規則をかけるか、
と言う事が指定されていますのでこの通りに行います。
そうすればそれほど難しくなくパソコン検定も乗り越えられます。
まずは操作することが大切ですけれども、
適切な問題集で勉強する事も大切ですね。
さて、このピボットグラフですが、
まずはピボットテーブルと言うものを作り、
そこからピボットグラフを作る形になります。
ですがこのピボットグラフは作り方を知っていないと、
結構厄介なものです。
慣れも必要と言えるかもしれませんね。
ですので、ピボットグラフはじっくりと学びましょう。
私もピボットグラフは何回も作って、
ようやく自分のものにする事が出来たように思えます。
さて、ピボットグラフはまずピボットテーブルを作りますが、
表の項目を自由に配置することで作成していく事になります。
ピボットテーブルは項目をドラッグアンドドロップで作り、
配置していく形になっています。
ピボットグラフは、項目を追加したり入れ替えたりすると、
瞬時に表が再構成されて集計される。
と言う点が普通の表との大きな違いになっています。
ピボットグラフはそのような自動的な処理もあるので、
普通の表と違って、言う事を効かない事もあります。
ここが面倒な点ですね。
ですが、やり方さえ慣れてしまえば、
このピボットグラフはとても便利なものになっています。
そこには難しい操作も数式も何もありません。
とても簡単に作る事ができます。
作成するレポートは大半の場合が、
Excelのリスト、もしくはデータベースになりますので、
ここにチェックを入れる形になります。
ピボットテーブルは新規のワークシートから、
もしくは既存のワークシートかを選択する事になります。
そしてそのあとで、ピボットテーブルフィールドリストに、
どんどん要素をドラッグしていく事になります。
商品名、売上合計などさまざまな物をドラッグして表を作ります。
この表の要素のドラッグをして追加する手順ですが、
まずは問題ごとに指定されていますので、
この通りに行っていく形になります。
問題の指定ごとにピボットテーブルを設定していくのが、
結構難しく、一度間違えてしまった時の訂正が厄介だったりします。
私も最初はどうしても慣れなかったものでした。
ピボットテーブルはどうしても慣れが必要なようです。
パソコン検定の為にもじっくりと勉強していくようにしましょう。
ピボットテーブルは色々な所に応用できる機能です。
数値を操る機能の一つにシナリオがあります。
Excelでシナリオと言われてもピンときませんが、
これはつまり、データの予測の事です。
これは便利な機能かもしれませんけれども、
私にとっては、数式の次に難しいものと思っています。
操作もしかりなのですが、出てくる結果が良く分からないかも。
シナリオという機能を使うと、
その結果としてデータ表が出てきますが、
このデータ表には数学的な要素が沢山出てきます。
中には数学的な知識が無ければ、
データ結果の意味も分からないような場合もあって、
これはちょっと困ってしまいますよね。
ですが、これも立派なデータ結果ですから、
とりあえず結果だけでも出せるようになる必要があります。
パソコン検定でも上級の級で出題されるのです。
データ結果を細かく分析するのではなく、
データを出す事が目的となっていますから、
まずはそれをできるようになっておきたいですね。
操作方法だけで言ったら、
シナリオも本当はそれほど難しくない機能なのです。
さて、シナリオでは、物件の家賃などを数値計算させます。
シナリオも結局のところは予測でしかありません。
データ数が多い事でよりその予測も確実になります。
シナリオの情報にチェックマークを入れて頂き、
結果を出力するセルを、結果を出したい部分のセルに設定、
そしてＯＫをクリックしましょう。
シナリオはこの操作だけでも簡単に行えますが、
シュミレーションを行うとなると、
もう少し多くの設定をする事になります。
さて、シュミレーションをする場合は、
変化させるセルのボックスに数値を入れていく事になります。
数値は多く入れることでよりシュミレーションは確実なものになります。
パソコン検定の問題では、
このシュミレーションの数値はきちんと設定されていますので、
上手くシュミレーションができなくても心配する必要はありません。
シュミレーションをすることで、
利益予測などをする事ができるのがExcelの凄い所ですが、
これができると大きなプラスになるのですよ。
会社の利益予測などでも、
実際に使われている機能なのです。
ゴールシークの特徴としては、
数式の計算結果を先に指定することで、その結果をするため、
任意のセルを変化させる最適な数値を導く。という機能です。
さて、このゴールシークを使う場合は、
シナリオと似たような操作をしていく事になります。
まず、メニューのツールをクリックして、
ゴールシークをクリックします。
数式入力セルのボックスをクリックします。
そして、目標値に数値を設定します。
目標値はパソコン検定ではきちんと指定されているので、
その目標値を計算します。
するとExcelは自動的に計算を行ってくれ、
きちんと計算を行ってくれるので、
利益予測などをする事ができるのです。
すでにExcelに入っている機能を使う形になり、
計算自体も自動で行ってくれるゴールシークですから、
それほど難しい機能ではありません。
やり方さえ覚えてしまえば、
誰でも簡単に行う事ができるもの、
と言ってよいでしょう。
さてこのゴールシークですが、
ソルバーを使う事で更に機能を拡張できます。
さて、ソルバーも数式を先に指定するものですが、
その結果を得るために幾つもの条件を考慮します。
任意のセルを変化させて、複数のセルが変化します。
私はアドインはパソコン検定の問題でもない限りは、
ほとんど使わないものとしています。
アドインを使うと、パソコンが遅くなってしまうので。
アドインは、メニューのツールの中にあります。
ここのソルバーアドインにチェックマークを入れることで、
さらなるソルバーの機能を拡張できるのです。
ソルバーを起動したら、目的セルをクリックして、
値に目的の数値を入力します。
変化させるセルはセル範囲を選択する形になります。
ソルバーでは、制約条件というものを設定する事になり、
～以上、～以下という制約と共に、
ゴールシークをシュミレーションすることができるのです。
少し拡張されたゴールシークがソルバーなのですね。
手間こそかかりますが、
手順さえ踏めば無事に回答を得ることができます。
ソルバーも難しい数式などは一切ありませんから、
手順だけを知って行くと言う事が大切なようです。
私も数をこなすことで覚えました。
データを分析する事によって、
将来の値を見定めていく事もできますし、
複雑な計算、統計も簡単に行えます。
たとえば、ヒストグラムや、
観測値などで出てくるのですが、
これはちょっと数学の知識が無いと分からない事です。
さて、そんな分析ツールですけれども、
結果にどのようなものが出るにしろ、
分析ツール自体はパソコン検定でも問題が出題されます。
まず分析ツールを使っていく場合は、
分析ツールアドインを有効にする必要があります。
アドインを使うので、普段Excelの機能をさらに拡張する形になるのです。
たとえば、入力範囲を選択して、その入力範囲に結果を出してもらい、
データ区間はデータ区間で設定する形になります。
分析ツールのデータの出し方も様々で、
例えばヒストグラムで求める場合もありますし、
観測値グラフで出る場合もあります。
このデータ結果は正直のところ、
数学の知識が無ければ良く分からないものですが、
分析ツールの操作はパソコン検定でも出題されるので押さえておきましょう。
まずはマクロというものを紹介します。
このマクロは、パソコン検定の上級レベルでも、
かなり出題されやすい問題となっています。
同じ操作を何度も繰り返さなくてよい。
というのがこのマクロの大きな利点だったりします。
私も普段はマクロはあまり使わないのですけれども、
パソコン検定で出題される以上は、
この機能をかなり使っています。
マクロの作成手順は決まっていますので、簡単に行う事ができます。
マクロにする一連の操作を確認していただき、
それからマクロの記録を開始します。
確認された通りのマクロにする一連の操作を実行して、
そこからいよいよマクロの記録を終了する形になります。
記録が終了したら、後はマクロを再実行してみましょう。
マクロを実行してみるためには、ショートカットキーや、
ボタン、またはオートシェイプなどを使って、
非常に簡単に再生することができるでしょう。
これの簡単な操作がマクロの大きな利点であり目的です。
最初は難しいかもしれませんけれども、
慣れてしまえば簡単なことだったりするのですよ。
さて、マクロもきちんとExcelのツールの一つとして、
格納される形になっています。
マクロを作る場合は、新しいマクロの記録をクリックします。
ＯＫをクリックした後は、パソコン検定の問題通り、
もしくはマクロを設定したいとおりにマクロを記録していきます。
最後に記録終了ツールバーの停止ボタンをクリックします。
マクロを最後に登録する必要もあります。
メニューのツールをクリックして、マクロをポイントし、
新しいマクロの記録を追加します。
このときショートカットキーを自由に設定して、
例えば、Ctrl+rなどと決定する事もできるのです。
ここは分かりやすいようにキーを設定すると良いでしょう。
マクロも慣れてしまえば簡単な事なのですけれども、
最初は難しい事なのではないかと思います。
ですから、実際にマクロを幾つか作って慣れて言った方が良いでしょう。
私もマクロは相当な数を作ってきました。
ですからマクロも自分の手で自分の身につけていきましょう。
数さえこなせばだれでも簡単に作れますよ。
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このVBAは、言ってみれば、プログラミングの一種で、
操作はとても、難しくなっています。
ついでに言うと私にとっては結構難しいと思っています。
VBAはパソコン検定のExcelの問題では、
まさに最難関と言っても良いかもしれません。
あまり初心者の方はいじらない方が良いかも。
VBAの正体を言ってしまうと、これは、
WordでもExcelでも共通したものとなっていて、
どれでも共通したものを作ることができるようになっています。
このExcelのVBAに関しては、
Visual Basic Editorというものを使ってプログラムしていきます。
Visual Basic というソフトを使っていると簡単なのですけれども…。
私は、Visual Basicに関しては経験がありません。
ちょっとExcelの勉強でかじった程度ですね。
あと、パソコンのプログラミングですと、操作を一文字でも間違えると、
Excelのそのファイルが機能しなくなってしまうので、
ある程度上達してから操作していきましょう。
さて、私が今までパソコン検定で手に入れたExcelの知識は、
とりあえずここまでで全てです。
あとは、実際にパソコン検定で体験して下さい。